Apa itu Media Relations?
I. Definisi Media Relations
Media Relations (Hubungan Media) disebut juga Press Relations — adalah aktivitas menjalin hubungan baik dengan wartawan, kalangan pers, atau media massa. Hubungan media merupakan bagian dari tugas pokok dan fungsi dilakukan humas atau PR sebuah instansi. Tujuan utama media relations adalah membangun citra positif (image building) sebagai tugas utama humas.
Media Relations dilakukan guna memperoleh publisitas, pemberitaan, atau liputan media seluas mungkin. Bentuk Media Relation paling populer adalah Siaran Pers (Press Release) dan Konferensi Pers (Press Conference). Umumnya keberhasilan dan popularitas seorang tokoh atau sebuah instansi/organisasi dicapai berkat keberhasilannya membangun hubungan baik dengan media. Dengan terjalinnya hubungan baik itu, media potensial senantiasa mempublikasikan setiap kegiatannya yang positif dan “berhati-hati” dalam pemberitaan yang negatif.
Menurut Al & Laura Ries dalam buku The Fall of Advertising and The Rise of PR, untuk dapat memenangi kompetisi atau satu-satunya cara untuk mengalahkan kompetitor adalah dengan cara memenangkan “pertempuran” di media massa. Media Relations wajib dilakukan Humas (Public Relations) sebuah lembaga agar berdampak pada meningkatnya brand image atau popularitas. Liputan atau pemberitaan yang baik di media akan memberikan pencitraan yang baik pula bagi perusahaan, meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam memakai produk perusahaan, dan akhirnya menumbuhkan minat pemodal untuk menginvestasikan modalnya pada perusahaan.
Perkembangan teknologi dan pengaruhnya terhadap bentuk bentuk media massa memberikan pengaruh yang berarti bagi perusahaan. Liputan yang baik di media akan memberikan pencitraan yang baik pula bagi perusahaan, meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam memakai produk perusahaan, dan akhirnya menumbuhkan minat pemodal untuk menginvestasikan modalnya bagi perusahaan. Aktifitas public relations inilah yang menjalin relasi dengan media dan mendapatkan kepercayaan dari liputan media.
Philip Lesly memberikan definisi media relations sebagai hubungan dengan media untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi. Yosal Iriantara mengartikan media relations merupakan bagian dari public relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik untuk mencapai tujuan organisasi
Tampak bahwa pengertian media relations berdasarkan pada relasi antara individu atau organisasi atau perusahaan dengan media. Sehingga dapat disimpulkan pengertian media relations adalah relasi yang dibangun dan dikembangkan dengan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan pencitraan, kepercayaan, dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun organisasi atau perusahaan.
Dengan demikian, media relations menempati posisi penting dalam pekerjaan seorang Public Relations karena media massa menjadi gawang dan mengontrol informasi yang mengalir ke masyarakat dalam suatu sistem sosial.
II. Fungsi Media Relations
Johnson & Johnson menegaskan bahwa media memiliki peran serta fungsi yang sangat penting bagi perusahaan, diantaranya:
- Meningkatkan citra perusahaan
- Meningkatkan kepercayaan publik terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Meningkatkan point of selling dari produk dan jasa.
- Membantu perusahaan keluar dari komunikasi krisis.
- Meningkatkan relasi dari beragam publik, seperti terhadap lembaga pemerintahan, perusahaan-perusahaan, organisasi kemasyarakatan, maupun individu.
- Menilai sikap public terhadap organisasi
- Mengindentifikasikan kebijakan & prosedur individu / organisasi terhadap kepentingan public
- Menjalankan program tindakan untuk meraih pengertian dan pengakuan public
Fungsi-fungsi inilah yang menempatkan media relations sebagai bagian dari aktifitas public relations. Bahkan John memberikan perhatian khusus pada posisi media relations. Bahwa public relations memiliki tiga tanggung jawab fungsional yaitu:
a. Relasi Eksternal
Komunikasi yang dijalin dengan kelompok orang-orang di luar perusahaan, konsumen, dealer, supplier, tokoh masyarakat, orang-orang pemerintahan.
b. Relasi Internal
Komunikasi yang dikembangkan untuk menjaga hubungan optimal antara karyawan, manajer, sekitar pekerja pemegang saham, dan kelompok internal lainnya.
c. Relasi Media
Komunikasi yang dilakukan perusahaan dengan media massa.
III. Tujuan Media Relations
Bila suatu perusahaan menjalankan program media relation, pada umumnya adalah perusahaan yg sangat membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuan organisasi, secara rinci tujuan media relation menurut Rachmadi dan Diah Wardani adalah:
- Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta lembaga
- Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media
- Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan kegiatan organisasi
- Untuk Mewujudkan hubungan yg stabil dan berkelanjutan yg dilandasi oleh saling percaya
Pada dasarnya, upaya membangun media relations bertujuan untuk:
- Menjaga netralitas dan objektifitas terhadap informasi atau data yang berkembang di media massa. Adanya hubungan baik dengan media, diharapkan dapat membantu dalam menginformasikan berita yang wajar, berimbang dan menguntungkan perusahaan atau organisasi yang terkait.
- Mendapatkan sarana yang tepat untuk kepentingan publikasi seluas mungkin tentang kegiatan serta kebijakan yang diambil perusahaan yang dianggap baik untuk diketahui publik.
- Melahirkan umpan balik dan respons dari publik sebagai data rujukan atau landasan dalam melakukan evaluasi terhadap kegiatan organisasi atau perusahaan.
- Menumbuhkan kepercayaan sehingga dapat melahirkan hubungan yang baik secara berkesinambungan antara perusahaan dan pers.
- Membantu mempromosikan dan menigkatkan penjualan produk dan jasa
- Menjalin komunikasi berkesinambungan
- Meningkatkan kepercayaan public
- Meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi
IV. Pemahaman Media
Media Relations membutuhkan pemahaman tentang media, meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Editorial Policy, yaitu kebijakan redaksional
Kriteria berita/tulisan yang layak muat (fit to print) atau layak siar (fit to broadcast) berdasarkan visi, misi, dan rubrikasi media.
2. Frequency of Publication
Periode terbit, yaitu harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya.
3. Copy Date atau Dead Libe
Batas waktu masuknya berita ke editor/redaksi.
4. Printing Process
Proses percetakan atau penerbitan.
5. Circulations Area
Cakupan wilayah sebaran media atau jangkauan pembaca/audiens.
6. Readership Profile
Karakteristik pembaca, penonton, atau pendengar, dari segi kelompok umur, jenis kelamin, tingkat sosial, profesi, hobi dan minat, kebangsaan, kelompok etnis, agama, dan orientasi politik.
7. Distribution Method
Cara penyebaran media, misalnya dijual eceran di toko buku, eceran langsung di terminal, rumah ke rumah, atau berlangganan. (Jefkins, 1991).
V. Jenis Media Relations
1. Press Conference (Konferensi Pers)
Mengundang wartawan untuk berdialog dengan materi yang telah disiapkan (Press Kit, Media Kit).
2. Press Briefing (Jumpa Pers)
Penyampaian informasi dalam sebuah kegiatan.
3. Special Event
Kegiatan khusus yang melibatkan media, misalnya menjadi sponsor lomba penulisan jurnalistik.
4. Media Visit (Kunjungan Media)
Berkunjung ke kantor media.
5. Undangan Peliputan
Mengundang wartawan untuk meliput acara.
6. Press Gathering
Mengundang media untuk berkumpul secara informal, misalnya jamuan makan malam.
7. Press Luncheon
Jamuan makan siang.
8. Maintenance Lobby
Misalnya minum kopi bersama, nonton bareng.
9. Press Tour
Mengajak wartawan berkunjung ke suatu tempat.
Sedangkan jenis-jenis naskah untuk dikirim/dimuat di media massa antara lain:
- Press Release — Informasi tertulis atau naskah berita.
- Feature – Karangan khas.
- Artikel – Naskah opini.
- Advertorial (Pariwara) — Iklan berupa berita, feature, atau artikel.
- Surat Pembaca – Misalnya memberikan Hak Jawab.
VI. Prinsip Kerja Media Relations
Kegiataan media relations akan membawa efek yang besar apabila dilakukan dengan menggunakan prinsip kerja yang tepat. menurut Frank Jefkins, beberapa hal yang harus diperhatikan praktisi atau institusi PR dalam menjalankan media relations yang baik, yaitu:
1. Melayani dan memahami media setiap saat.
Melayani dan memahami media ini dapat dilakukan dengan cara memahami siapa dan bagaimana media massa itu. Salah satu cara yang dilakukan dalam memahami media adalah mengerti bagaimana mediascape dari media massa tersebut. Mediascape merupakan singkatan dari media dan landscape. Secara harfiah landscape adalah gambaran yang mempresentasikan pandangan atas pemandangan alam yang meliputi daratan, lembah, gunung, hutan, air. Tetapi istilah ini kemudian berkembang. Dalam ilmu sosial, istilah ini kemudian digunakan untuk menunjukkan sisi-sisi yang menonjol dari suatu fenomena yang terjadi di masyarakat. Begitu juga yang terjadi dengan media massa. Ada media yang sangat menonjol dan sangat kuat sehingga membawa pengaruh yang besar dalam kehidupan masyarakat.
Tetapi sebaliknya, ada media massa yang biasa saja, bahkan tidak menonjol sama sekali sehingga tidak membawa pengaruh dalam kehidupan masyarakat. Inilah yang disebut dengan mediascape. Cara lain yang dapat digunakan untuk memahami media massa adalah dengan memahami bagaimana cara kerja media tersebut serta siapa kalayak dari media massa itu. Oleh karena itu, memahami media menjadi modal utama untuk melakukan kerja sama dengan media massa. Selain memahami media massa, seorang Public Relations juga harus melayani media. Maksudnya, seorang Public Relations menyediakan inforasi yang dibutuhkan oleh media massa dan selalu siap ketika media
massa membutuhkan informasi itu.
2. Membangun reputasi sebagai organisasi yang dapat dipercaya media.
Prinsip kerja yang kedua dari media relations adalah membangun reputasi sebagai organisasi yang dapat dipercaya media. Pada bagian ini, seorang public relations harus siap menyediakan dan memasok materi-materi yang akurat di mana saja dan kapan saja. Hanya dengan cara inilah seorang public relations akan dinilai sebagai suatu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh wartawan. Berdasarkan fakta diatas, komunikasi timbal balik yang saling menguntungkan akan lebih mudah diciptakan dan dipelihara.
3. Menyediakan salinan informasi yang memadai dan akurat.
Yang dimaksud dengan menyediakan salinan informasi yang memadai dan akurat adalah menyediakan reproduksi foto-foto yang baik dan menarik serta jelas. Pada era teknologi komunikasi saat ini, input langsung melalui komputer akan memudahkan pekerjaan wartawan dan pekerjaan media. Teknologi komunikasi yang semakin maju ini memudahkan mereka untuk mengoreksi dan menyusun ulang dari suatu terbitan, seperti siaran berita atau news release. Perkembangan teknologi juga membantu dalam penyediaan salinan naskah dan foto-foto baik secara tepat waktu.
4. Bekerja sama dalam penyediaan materi informasi.
Sebagai contoh, seorang public relations dan wartawan dapat bekerja sala dalam mempersiapkan sebuah acara wawancara atau temu pers dengan tokoh-tokoh tertentu.
5. Menyediakan fasilitas verifikasi.
Praktisi Public Relations juga perlu memberi kesempatan kepada jurnalis melakukan verifikasi (membuktikan kebenaran) atas setiap materi yang mereka terima. Contoh dalam hal nyata, para jurnalis itu diijinkan untuk menengok fasilitas atau kondisi-kondisi organisasi yang hendak diberitakan.
6. Membangun hubungan personal yang kokoh dengan media.
Suatu hubungan personal yang kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama, dan sikap saling menghormati profesi masing-masing.
VII. Tahapan Media Relations
Rhenald khasalai dalam bukunya “Manajeman Public Relations, Konsep, dan Aplikasinya di Indonesia” memperkenalkan beberapa tahapan sebelum dan saat tindakan media relations dilakukan.Tahapan media relations tersebut adalah
1. Mengidentifikasi Krisis
Untuk dapat mengidentifikasi suatu krisis, seorang public relations perlu melakukan penelitian. Bila krisis terjadi dengan cepat, penelitian harus dilakukan secara informal.
2. Menganalisis Krisis
Seorang public relations bukanlah sekadar petugas penerangan yang selalu mengandalkan aksi. Sebelum melakukan komunikasi, ia harus melakukan analisis atas masukan yang diperoleh. Analisis ini adalah pekerjaan yang dilakukan di belakang meja dengan keahlian membaca permasalahan. Analisis yang dilakukan mempunyai cakupan yang luas, mulai dari analisi persial sampai analisis integral yang saling mengkait.
3. Mengisolasi krisis
Krisis adalah penyakit. Kadang bisa juga diartikan lebih dari sekedar penyakit biasa. Oleh karena itu, untuk mencegah krisis menyebar luas ia harus diisolasi, dikarantina sebelum tindakan serius dilakukan.
4. Menetapkan pilihan strategi menghadapi krisis
Sebelum mengambil langkah-langkah komunikasi untuk mengendalikan krisis, perusahaan perlu melakukan penetapan strategi generik yang akan diambil. Ada strategi generik untuk menangani krisis, yaitu:
a. Strategi Defensif (Defensive Strategy)
- Mengulur waktu
- Tidak melakukan apa-apa
- Membentengi diri dengan kuat
- Mengubah kebijakan
- Modifiaksi operasional
- Kompromi
- Meluruskan citra
- Merger dan akuisi investasi baru
- Menjual saham
- Meluncurkan produk baru atau menarik peredaran produk lama
- Menggandeng kekuasaan
- Melemparkan isu baru untuk mengalihkan perhatian
5. Menjalankan program pengendalian
Program pengendalian adalah langkah penerapan yang dilakukan menuju strategi generik yang dirumuskan. Umumnya strategi generik dapat dirumuskan jauh-jauh hari sebelum krisis timbul, yakni sebagai guidance agar para eksekutif bisa mengambil langkah yang pasti. Berbeda dengan strategi generik, program pengendalian biasanya disusun di lapagan ketika krisis muncul. Implementasi pengendalian diterapkan pada:
- Perusahaan (beserat cabang)
- Industri (bagungan usaha sejenis)
- Komunitas
- Divisi-divisi perusahaan
VIII. Elemen dalam Media Relations
Melakukan media relations tidak hanya terbatas pada hubungan antara perusahaan dengan media semata atau dengan istilah hubungan langsung. Pelaksana media relations juga bisa
melakukan hubungan tidak langsung atau perantara dengan media. Artinya, pelaksana media relations bisa melakukan hubungan tidak langsung atau perantara dengan media.
Bentuk bentuk dari implementasi dari program kerja pelaksana media relations pada dasarnya merupakanbagian dari kerja public relations perusahaan. Frank Jefkins menjelaskan tentang variasi media relations sebagai berikut:
1. Media Pers (press)
Media ini tidak hanya terdiri dari berbagai media massa yang terbit di tengah publik, melainkan juga terbitan terbatas seperti buku petunjuk, buku tahunan, atau laporan tahunan perusahaan.
2. Audio Visual
Terdiri dari rekaman gambar dan suara di slide atau kaset video.
3. Radio
Semua jenis radio baik yang jangkauan siaran lokal, nasional, bahkan hingga internasional.
4. Televisi
Tidak hanya televisi regional maupun nasional, tetapi juga televisi siaran internasional. Televisi berbayar atau jaringan televisi kabel juga termasuk dalam media ini. Juga sistem sistem teletex seperi Prestel dan Ceefax, perangkat untuk mendapatkan siaran televisi.
5. Pameran (Exhibiton)
Pameran yang diadakan secara mandiri maupun menjadi bagian dari pendukung acara pameran maerupakan sarana efektif melakukan publikasi kepada media.
6. Bahan-bahan cetakan (printed material)
Berbagai macam bahan cetakan yang memberikan informasi jasa atau produk perusahaan, misalnya leaflet, brosur, selebaran, dan sebagainya.
7. Penerbitan buku khusus (sponsored books)
Penerbitan buku sebagai pendukung dari jasa atau produk perusahaan, misalnya, produk sisi menerbitkan buku komik yang berisi ajakan minum susu.
8. Surat langsung (direct mail)
Media penyampai pesan yang ditujukan langsung kepada perorangan atau lembaga dan bisa juga dipajang di suatu tempat umum yang bisa dijangkau publik. Lazim digunakan untuk media ini adalah undangan menghadiri pembukaan pameran atau
pelucuran buku.
9. Pesan-pesan lisan (spoken word)
Penyampaian pesan yang dilakukan secara langsung atau tatap muka dan biasanya dilakukan dalam sebuah acara tertentu seperti jamuan makan, pembicaraan telephone atau seminar.
10. Pemberian sponsor (sponsorship)
Penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan kegiatan seni, olahraga, beasiswa pendidikan, sumbangan awal, operasi massal, dan sebagainya.
11. Jurnal organisasi (house journal)
Terbitan yang dikeluarkan perushaan untuk menjangkau publik. Media ini terdiri dari dua jenis yakni jurnal khusus disebarkan untuk kalangan internal perusahaan dan jurnal yang ditujukan tidak hanya bagi kalangan internal perusahan melainkan juga kalangan eksternal perusahaan.
12. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (coorporate identity)
Diciptakan untuk mengidentifikasi perusahaan dan mempermudah publik mengingat keberadaan perusahaan. Tidak hanya terbatas di kop surat atau papan nama gedung, merk atau logo perusahaan bisa pula ditempatkan di korek api, mug, jam dinding, kotak tissu, hingga hiasan loket.
IX. Kompetensi PR dalam Aktivitas Media Relations
Dalam menjalankan kegiatan atau program, seorang MR adalah Handcraft dan Brain craft. Tidak hanya menguasai kemampuan teknik saja seperti menulis siaran pers atau
menyiapkan materi presentasi untuk konfrensi pers, tetapi juga kemampuan membaca dan menganalisis opini public dan menyiapkan tindakan yg diperlukan bila ternyata opini public tersebut kontra produktif atau negative bagi organisasi. Secara spesifik, dibawah ini merupakan konpetensi PR yang harus dimiliki dalam menjalankan aktivitas, media relation, yaitu:
- Kemampuan menulis dengan bahasa jurnalistik yang baik
- Membuat konsep pidato wawasan yang luas melalui pemahaman perkembangan isu di media dan masyarakat
- Menguasai pengetahuan komunikasi persuasi dan personal
- Menguasi produk/corporate knowledge
- Menguasai komunikasi yg efektif
- Memiliki kemampuan sebagai narasumber media yg kredibel
X. Perencanaan Media Relations
Tujuan Perencanaan Media Relation adalah:
- Untuk membangun image positif perusahaan
- Untuk mengklarifikasikan opini negative yang kurang benar dimasyarakat
- Untuk mengalihkan perhatian public dari isu negative keisu yg lebih positif
- Untuk memudahakan media dalam menentukan kegiatan peliputan
- Perencanaan
- Implementasi
- Evaluasi
- Dimana posisi organisasi kita saat ini?
- Siapa khalayak sasaran kita?
- Apa yang kita inginkan atau apa tujuan kita?
- Bagaimana mencapai tujuan itu?
- Taktik apa yg digunakan untuk mencapai tujuan tersebut?
- Bagaimana kita mengevaluasinya?
- Analisis lingkungan internal organisasi
- Analisis SWOT
- Model perencanaan ROPE
- Model perencanaan kisi-kisi perencanaan
- Memeriksa visi dan misi organisasi yang menjadi dasar penyusunan visi dan misi PR yang kemudian dijabarkan dalam visi dan misi media relations
- Mengkaji tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan
- Mengindentifikasi khalayak sasaran
- Mengkaji struktur organisasi, apa sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan
- Mengkaji program-program media relation yang pernah ada
- Memeriksa sarana komunikasi yang tersedia untuk menjalankan program dan kegiatan MR tersebut
- Yang paling penting dari audit media relations ini adalah menyesuaikan antara pesan yang disampaikan kepada publik dan persepsi public terhadap organisasi.
XI. Media Relation dalam Public Relation
1. Public Relations dalam suatu Organisasi
Suatu orgnisasi kerap dilukiskan sebagai satu organisasi hidup. Karena itu organisasi dipandang berdasarkan siklus hidup satu organisme. Ada saat kelahiran, keremajaan, kematangan dan kemudian memasuki masa jompo untuk akhirnya mati. Cara pandang terhadap organisasi yang seperti itu, membuat kita mengenal konsep tahapan perkembangan organisasi. Dalam dunia PR sering dinyatakan bahwa PR adalah fungsi manajemen satu organisasi, maka selama organisasi tersebut ada maka PR pastilah ada. Bisa jadi memang tidak ada divisi PR dalam organisasi itu, namun fungsi PR sebagai fungsi manajemen organisasi tentulah ada.
2. Peranan Media Relation
Media relation sebagai bagian dari PR tentu saja mengikuti langkah-langkah standar PR. Standar kegiatan atau proses PR meliputi:
- Pengumpulan fakta (fact finding) dengan cara — Penelitian dan Menganalisis pemberitaan media (trend analysis).
- Merumuskan permasalahan berdasarkan — Hasil Penelitian atau Kajian.
- Perencanaan dan penyusunan program berdasarkan — Permasalahan yang sudah dirumuskan.
- Menjalankan rencana dengan tindakan komunikasi.
- Evaluasi terhadap semua rangkaian kegiatan dan program PR.
Sebagai salah satu unit kerja atau fungsi pada departemen PR maka dengan sendirinya apa yang dilakukan dalam Media Relation mengacu pada tugas pokok dan fungsi PR dalam organisasi. Dalam lingkup bidang kerja Media Relations tentu saja ada kegiatan-kegiatan yg dilakukan untuk melakuakan bidang kerja yang lain, misalnya untuk mencapai sasaran community relation, costumer relation atau investor relation. Public Relations seringkali ditafsirkan sebagai kegiatan media sehingga media relation menjadi “Ruh” bagi keseluruhan, karena public mengetahui apa yg dilakukan organisasi sebagian melalui media massa, disanalah fungsi dari seorang media Relation.
XII. Hubungan Media Relations Era Internet
Kini era internet. Apakah media relations masih dibutuhkan? Jawabannya, masih! Media massa masih menjadi sumber informasi terpercaya, meskipun pihak instansi/perusahaan kini mampu publikasi sendiri informasi via media internet, situs web, atau akun media sosialnya. Namun, pola hubungan antara Humas (PR) dan wartawan (media) menjadi lebih personal dan intens. Informasi perusahaan dapat dikomunikasikan secara real time sekaligus beragam lewat akun media sosial pribadi praktisi PR.
Selain itu, pengertian hubungan media juga meluas. Dari yang semula hanya berupa hubungan dengan kalangan insan media, kini meluas menjadi hubungan dengan netizen atau pengguna akun media sosial dan pengguna website. Keterampilan PR Practisioner atau stah Humas pun harus dikembangkan dengan skills manajemen konten website dan media sosial.
Demikianlah ulasan singkat mengenai Media Relations. Semoga dapat dipahami dan tentunya dapat menambah wawasan bagi kalian yang sudah membacanya. Mohon maaf jika ada kesalahan, sekian dan terimakasih!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar