PENULISAN NASKAH PR

Penulisan Naskah Press Release

Seorang praktisi Public Relations atau Corporate Communication harus memiliki kemampuan dalam menyusun naskah press release. Meskipun saat ini tugas tersebut sebagian besar telah dialihkan ke Corporate Secretary dan/atau Investor Relations.

Menyusun naskah press release merupakan pekerjaan yang susah-susah gampang. Tidak semua orang dapat menyusun naskah press release dengan benar. Namun, tak menutup kemungkinan pula bagi kamu untuk menguasai teknik penulisannya. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas secara tuntas bagaimana cara menulis naskah press release dengan teknik yang cukup sederhana beserta contohnya. Untuk lebih lanjut, mari simak ulasan berikut.

Apa itu Press Release?

Sebelum kita membahas bagaimana teknik sederhana menulis press release, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu pengertian press release. Secara umum, press release dapat diartikan sebagai siaran berita secara resmi yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha/organisasi yang disebarkan kepada media. Sedangkan menurut Soemirat dan Ardianto (2004), Press Release (Siaran Pers) merupakan informasi yang disajikan dalam bentuk berita yang disusun oleh Public Relations (PR) pada suatu perusahaan melalui media massa.

Press Release, siaran pers, atau rilis adalah informasi –biasanya berupa naskah berita– yang dibuat oleh Public Relations (PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang disampaikan kepada media massa untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Secara praktis, Press Release artinya berita untuk suratkabar atau media massa.

Google mengartikan rilis sebagai “pernyataan resmi yang dikeluarkan untuk suratkabar berisi informasi tentang masalah tertentu” (an official statement issued to newspapers giving information on a particular matter).

Secara bahasa, rilis atau merilis menurut KBBI artinya:

• menyampaikan secara resmi berita, pengumuman, informasi, dan sebagainya untuk disiarkan.
• mengeluarkan (menerbitkan, mengadakan) buku, film, album lagu, dan sebagainya.

Siaran Pers diartikan sebagai bahan berita yang disiapkan oleh pihak luar untuk pers.

Menurut Soemirat dan Ardianto (2004), siaran pers adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Humas atau Public Relations (PR) organisasia / perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan.

Berdasarkan pengertian press release di atas, dapat disimpulkan bahwa “Press Release merupakan informasi/berita yang disebarluaskan oleh perusahaan kepada khalayak melalui media massa seperti koran, televisi, radio, atau situs online dengan tujuan tertentu.”

Pada umumnya, tujuan perusahaan/organisasi memberikan press release adalah untuk mendapatkan publisitas, promosi, branding, atau pencitraan. Seperti ketika perusahaan akan mengadakan suatu event/policy dan dirasa perlu untuk menyampaikannya kepada masyarakat luas, maka diperlukan sebuah press release.

Jika ditelaah lebih dalam, tujuan perusahaan/organisasi melakukan press release adalah untuk meningkatkan image perusahaan di mata masyarakat. Press release sangat dibutuhkan jika sebuah perusahaan membuka kantor baru atau kantor cabang baru, mempromosikan produk atau layanan baru, mengadakan perjanjian kerjasama dengan perusahaan/instansi lain, penerbitan laporan keuangan perusahaan (biasanya pada perusahaan go public/terbuka), melakukan merger dan akuisisi, serta hal-hal yang bersangkutan dengan kinerja perusahaan lainnya.

Pada umumnya, sistematika penulisan semua jenis press release cenderung terlihat sama saja. Perbedaannya hanya terdapat pada jenis informasi yang disampaikan perusahaan, seperti:

1. Basic Press Release

Yaitu siaran pers yang menyajikan berbagai macam informasi internal perusahaan/organisasi yang harus dipublikasikan. Basic press release memiliki nilai-nilai berita berbasis lokal, regional, maupun nasional. Jadi pada jika kamu seorang public relations, kamu dapat menggunakan format basic press release untuk menyampaikan informasi umum pada internal perusahaan/organisasi kepada khalayak banyak untuk mendapatkan citra yang baik di mata masyarakat.

2. Product Release

Yaitu siaran pers yang mempublikasikan transaksi perusahaan baik pada produk reguler maupun produk khusus. Format product release seringkali dilakukan perusahaan untuk promosi/branding agar menjadi perusahaan terbaik dalam industrinya. Dengan kata lain, ketika perusahaan melakukan product release, mereka sedang berusaha untuk memenangkan persaingan dalam industri usahanya.

Sederhananya begini, setiap konsumen yang akan membeli suatu produk/jasa akan mempertimbangkan berbagai macam aspek seperti keterbukaan informasi, kualitas, harga, popularitas, dan lain sebagainya. Jadi apabila perusahaan melakukan product release, mereka sedang berusaha menciptakan brand image yang baik di mata masyarakat dan kemudian masyarakat akan tertarik pada produk mereka.

3. Financial Release

Tujuan perusahaan/organisasi melakukan financial release adalah untuk membangun hubungan yang baik dengan relasi dan pemegang saham. Mungkin kamu sudah tahu, informasi keuangan sebuah perusahaan merupakan suatu aspek yang paling vital dalam kelangsungan hidup perusahaan. Semakin baik manajemen keuangan perusahaan akan sangat mendukung kelancaran kehidupan perusahaan.

Selain itu, keterbukaan informasi mengenai keuangan perusahaan sangat dibutuhkan untuk mendapatkan investor potensial yang akan menanmkan modalnya kepada perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan yang melakukan financial release di Indonesia adalah perusahaan-perusahaan terbuka yang terdaftar di Bursa Efek Indonesia (BEI). Keterbukaan informasi mengenai keuangan perusahaan ini akan digunakan secara umum baik untuk kepentingan investasi ataupun akademik (penelitian).

Teknik Penulisan Press Release

Seperti yang telah dijelaskan di atas, kita sudah sama-sama tahu apa itu press release. Untuk mengingat kembali, press release ini merupakan suatu berita yang dikeluarkan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan tujuan tertentu melalui media massa yang dapat berupa salah satu dari basic press release, product press release, atau financial press release.

Agar press release yang kamu buat dapat memenuhi klasifikasi untuk diterbitkan pada media massa, kamu harus tahu cara penulisan press release yang baik dan benar. Melalui teknik penulisan press release yang sederhana ini, kita akan sama-sama mempelajari apa saja yang perlu kamu lakukan sebelum, ketika, dan setelah menulis press release. Teknik- teknik penulisan press release tersebut sebagai berikut:

1. Pikirkan dan Cari Intisari (Pesan Dasar)

Sebelum kamu mulai menyusun naskah press release, hal pertama yang wajib kamu lakukan adalah memikirkan dan menentukan intisari dari informasi yang akan kamu sampaikan melalui release tersebut kepada masyarakat. Dengan kata lain, kamu harus menentukan tema press release kamu terlebih dahulu. Jika kamu sudah menentukan tema, maka tema tersebut dapat kamu jadikan judul untuk press release.

Tak terbatas pada hal tersebut saja, jika kamu merasa judul tersebut belum optimal, maka kamu juga bisa menentukan subjudul release yang berfungsi sebagai pengembangan dan penajaman judul utama. Subjudul pun dapat kamu gunakan sebagai pemikiran dari press release yang kamu susun. Kenapa demikian? Karena sub judul dapat kamu kembangkan sedemikian rupa agar dapat mencerminkan isi dari press release kamu.

Penting untuk diketahui, gunakanlah judul yang unik sehingga pembaca tertarik untuk membaca press release kamu. Hal ini sangat penting sekali. Pasalnya, bagian pertama yang akan dibaca oleh pembaca adalah judul dan subjudul (jika ada). Jika judul atau subjudul pada release kamu kurang menarik, bagaimana mungkin pembaca akan tertarik untuk menyisakan waktunya membaca release kamu.

Lalu bagaimana cara menentukan judul/sub judul yang menarik? Kamu tidak perlu khawatir. Setiap manusia diberikan akal dan pikiran yang dapat berpikir kreatif. Salah satu teknik dalam menentukan judul/subjudul yang menarik adalah dengan memantau trend saat ini dan menggunakannya sebagai promotor judul kamu. Misalnya, saat ini mainan Fidget Spinner sangat populer di kalangan masyarakat. Jadi kamu dapat menyematkan trend tersebut pada judul/subjudul kamu. Namun, pastikan trend tersebut serumpun dengan tema release kamu.

2. Gunakan Metode Piramida Terbalik

Prinsip penulisan rilis juga sama dengan menulis berita, yakni menggunakan pola piramida terbalik (inverted pyramid). Setelah kamu berhasil menentukan tema, judul, dan subjudul (jika diperlukan), maka tahap selanjutnya adalah teknik penulisan press release dengan metode piramida terbalik. Mungkin kamu sudah tidak awam lagi dengan kata-kata piramida terbalik ini. Ya, seperti penulisan artikel feature, kamu juga menggunakan metode piramida terbalik. Tak hanya sebatas artikel feature saja, beberapa jenis tulisan lainnya juga menggunakan metode ini seperti penulisan proposal kerjasama, penelitian, dan lain sebagainya. Prinsip piramida terbalik maksudnya mengedepankan fakta terpenting sebagaimana gambar berikut ini.

Penggunaan metode piramida terbalik ini benar-benar sangat penting untuk menciptkan tulisan yang sangat menarik dan berkualitas. Pada press release, bagian awal konten setelah judul utama dan subjudul (jika ada) dapat kamu isi dengan lead (news lead). Pada bagian ini, kamu harus menyusun rangkaian kata-kata sehingga membentuk paragraf yang dapat menjelaskan isi dari keseluruhan release tersebut.

Kenapa news lead harus merangkum seluruh isi release? Jawabannya sederhana saja, karena news lead merupakan ujung tombak dari sebuah press release. Kenapa demikian? Karena ketika pembaca membaca release kamu, bagian kedua yang akan mereka baca setelah judul adalah lead. Jika lead pada release tidak menjelaskan intisari dari release kamu, maka pembaca tidak akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan secara menyeluruh dan begitu pula sebaliknya.

Mengapa menggunakan piramida terbalik dalam PR? Ada tiga alasan untuk menjelaskannya:

• Pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk yang mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatka berita-berita faktual.
• Redaksi media massa harus memotong press release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya.
• Redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca eseluruhan press release.

3. Gunakan unsur 5W+1H

Dalam menulis berita, unsur 5W+1H sangat bermanfaat dalam menyampaikan informasi dengan tepat dan benar. Unsur 5W+1H merupakan patokan dasar dalam menyusun news lead pada press release kamu. Dengan menggunakannya, kamu sudah berhasil menyampaikan garis besar atas informasi tersebut. Untuk mengingat kembali, berikut yang disebut dengan unsur 5W+1H:

• What (Apa) : Yaitu informasi apa yang akan kamu sampaikan.
• When (Kapan) : Kapan kegiatan tersebut berlangsung
• Who (Siapa) : Siapa yang mengadakan kegiatan tersebut
• Where (Di Mana) : Di mana kegiatan tersebut dilaksanakan.
• Why (Kenapa) : Kenapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
• How (Bagaimana) : Bagaimana detail kegiatan yang dilaksanakan.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai urutan ke-6 unsur tersebut, ada baiknya kamu menyususn news lead dengan urutan unsur di atas. Namun kamu masih bisa memodifikasi penyusunannya. Penting pula untuk kamu ketahui, gunakanlah bahasa sesuai EYD jika press release kamu dalam bahasa Indonesia.

Untuk bagian isi/konten press release, kamu dapat menjelaskan news lead secara lebih mendalam. Pada paragraf ini, kamu bisa menjelaskan beberapa unsur saja seperti what, why, dan how. Sedangkan pada paragraf selanjutnya, kamu bisa menjelaskan unsur where, when, dan who. Meskipun demikian, sekali lagi kami sampaikan urutan penjelasan unsur 5W+1H tidak mengikat dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan kamu.

4. Gunakan Ilustrasi yang Menarik

Penggunaan ilustrasi yang menarik pada Press Release bertujuan untuk meningkatkan rasa keingintahuan pembaca atas release kamu. Dengan menggunakan gambar ilustrasi yang menarik secara tidak langsung memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi press release kamu.

Press Release pun harus mengandung nilai berita (News Values) sebagai berikut:

• Aktual — peristiwa baru, hal baru, akan dan baru saja terjadi, hangat.
• Faktual — benar-benar terjadi, ada fakta dan data.
• Penting — penting diketahui publik atau menyangkut kepentingan umum; menyangkut orang penting.
• Menarik — menarik perhatian, menimbulkan rasa ingin tahu atau penasaran.

5. Lakukan Pengecekan Ulang, Konfirmasi, dan Pengiriman

Pengecekan ulang dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi typo (salah ketik) pada release kamu. Misalnya, kamu salah mengetik nama tokoh (baik itu nama utama ataupun gelar), salah mengetik tanggal kegiatan, data dan lain sebagainya. Lakukanlah pengecekan pada seluruh bagian press release. Selain itu, pastikan pula kamu telah mencantumkan contact person dengan tujuan agar media dapat menghubungi kamu sewaktu-waktu bila terdapat beberapa hal yang ingin dikonfirmasikan.

Setelah draft press release disusun, kamu harus memohon konfirmasi kepada atasan agar release mendapatkan persetujuan. Namun akan lebih baik bila kamu mendapatkan konfirmasi langsung dari top management. Kemudian release sudah siap untuk dikirimkan kepada media. Kamu dapat mengirimkannya melalui email.

Penting pula untuk kamu ketahui, pada umumnya media memiliki deadline nya masing-masing untuk menerima kiriman press release yang berkisar antara pukul 15.00 s.d. 17.00 WIB. Ada baiknya kamu mengirimkan press release lebih awal, karena semakin cepat kamu mengirim press release, semakin besar peluang kamu untuk mendapatkan coverage pemberitaan yang tinggi. Setelah media mengkonfirmasi penerbitan press release, jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada mereka.

Struktur Naskah Press Release

Struktur naskah atau tulisan rilis sama dengan struktur naskah berita, yakni terdiri dari :

1. Judul (head)
2. Teras (lead)
3. Isi (body)

Judul berita harus kalimat lengkap, minimal Subjek + Predikat, dan menggunakan kalimat aktif. Teras sebaiknya mengedepankan subjek/pelaku –who does what; siapa melakukan apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana; isi berupa penjelasan unsur why dan how.

Namun, dari segi format, naskah press release ditambah bagian awal dan akhir. Bagian awal berupa Nama dan Logo Perusahaan (semacam Kop Surat) dan tulisan PRESS REALEASE atau SIARAN BERITA, sebagaimana gambar berikut ini:

Tips Menulis Press Release

• Pelajari gaya bahasa media yang menjadi target pengiriman rilis. Jika memungkinkan, miliki Style Book atau Gaya Selingkung media target.
• Tulislah siaran pers dengan gaya media tersebut.
• Pilih judul yang positif (aktif), bukan pasif.
• Paragraf pertama (lead) harus jelas dan ringkas.
• Gunakan bahasa jurnalistik –ringkas dan lugas, kalimat dan paragraf pendek-pendek, hindari anak kalimat.
• Tulislah fakta & data saja, bukan opini/pandangan.
• Ketiklah hanya pada satu sisi kertas.
• Selalu beri tanggal.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon bagian akhir naskah.
• Gunakan kertas surat resmi & cantumkan label “Siaran Pers” di bawah logo/sebelum naskah.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar lokal dan nasional kemudian mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap, maka gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Austin juga menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan dalam menulis berita yang juga berlaku ketika dalam menulis siaran pers:

• Gunakan kalimat aktif dalam judul.
• Alinea atau paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas –antara 12 sampai 20 kata.
• Gunakan kalimat dan paragraf pendek-pendek.
• Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu.
• Jangan Beropini! Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”.
• Hindari istilah khusus (jargon) dan penggunaan singkatan.
• Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
• Selalu beri tanggal pada siaran pers.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
• Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi Humas sebagai berikut:

• Kebijakan redaksi (editorial policy).
• Frekuensi penerbitan.
• Tanggal/tenggat terbit.
• Proses percetakan.
• Daerah sirkulasi.
• Jangkauan pembaca.
• Metode distribusi.

Contoh Press Release

PEMBUKAAN S2 ILMU KOMUNIKASI STISIPOL CANDRADIMUKA

Palembang, 14 maret 2019 – Surat keputusan pendirian S2 Ilmu Komunikasi STISIPOL Candradimuka palembang telah diterima oleh Ketua STISIPOL Candradimuka Ibu Dr. Hj. Lishapsari Prihatini, M.Si dan Ketua Yayasan Seni dan Ilmu Pengetahuan Bapak H.Yudi Dewanto,S.E Pada hari kamis, 14 maret 2019 di Hotel Novotel Bandar Lampung.

Pada tahun ini STISIPOL Candradimuka akan Mengandakan Soft Launching Program Studi Magister Ilmu Komunikasi hari sabtu 23 maret 2019. Pada pembukaan Sarjana Ilmu Komunikasi S2 pihak STISIPOL Candradimuka STISIPOL merencanakan mengundang wartawan media cetak,elektronik dan media online untuk menghadiri launching program studi S2 Ilmu Komunikasi STISIPOL Candradimuka Palembang dalam bentuk konferensi pers, tepat nya di Aula Ismail Djalili STISIPOL Candradimuka Palembang.

Pihak STISIPOL Candradimuka juga mengundang mahasiswa para sekpolder, mereka yang dianggap mempunyai peluang besar menjadi mahasiswa STISIPOL, ada juga BUMN di instansi pemerintahan dan seterusnya. Dosen yang terlibat dalam program S2 Ilmu komunikasi ada dosen dari STISIPOL Candradimuka dan Dosen dari luar yaitu UNTAG, UNPAD, UNSRI dan masih banyak yang lainnya.

Tanggapan dosen yang terlibat dalam program S2 ilmu komunikasi yaitu ibu H. Siti Lady Havivi, M.Soc.sc ” yang pasti harus optimis,dan STISIPOL ini perkembanganya sangat pesat, dan harus semangat karena sebelum kita terima SK pun sudah banyak antusias yang ingin daftar di STISIPOL Candradimuka.

Tanggapan dari mahasiswa stisipol semester 8, kak puad dengan adanya Ilmu Komunikasi S2 di STISIPOL sangat bangga, dan jika ada uang ingin melanjutkan S2.

Tentang STISIPOL Candradimuka :
Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (STISIPOL) Candradimuka adalah Akademi Publisistik Candradimuka Palembang (APCP) yang didirikan oleh Yayasan Seni dan Ilmu Pengetahuan (YASIP) pada tahun 1967. Sejalan dengan perkembangan pendidikan di tanah air maka pada tahun 1979 Akademi Publisistik Candradimuka Palembang (APCP) berubah nama menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Sosial (STIS) Candradimuka. Pada tahun 2005 Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (STISIPOL) Candradimuka mulai melakukan regenerasi pada berbagai bidang. Pada tahun 2006 STISIPOL Candradimuka membuka program pascasarjana (S2) Magister Administrasi Publik/MAP, dan selanjutnya Pada tahun 2019 ini STISIPOL Candradimuka juga membuka program pascasarjana (S2) Ilmu Komunikasi.

Contact Person :
Sulistiani (0118157)
(Mahasiswi Ilmu Komunikasi STISIPOL Candradimuka)
Jl. PDAM Tirta Musi Bukit Lama Palembang
No. Hp : 089627871567)
Email : slstiawan99@gmail.com
IG : susonaseka

Demikianlah teknik menulis Press Release beserta contohnya. Pada praktiknya, kemungkinan kamu akan menemukan kondisi yang berbeda-beda. Itu semua tergantung situasi dan kondisi, kebijakan media, dan hal-hal lain yang dibutuhkan. Teknik penulisan press release ini hanya sebuah panduan saja dan tidak mengikat. Jadi kamu dapat menentukan cara penulisan press release versi kamu sendiri sesuai dengan kebutuhan. Terimakasih sudah menbaca!